מתכננים אירוע במגרש הביתי? מה חשוב לדעת?

בממוצע משפחה ישראלית מפיקה 10 אירועים משמעותיים בחייה. כשאנחנו כותבים משמעותיים הכוונה יכולה להיות לברית מרגשת, חתונה של פעם בחיים, יום הולדת 80 לסבא או אפילו מסיבת גיוס לבן. בעשור האחרון, יותר ויותר משפחות בוחרות להפיק את האירוע אותו הן חוגגות במגרש הביתי שלהן כלומר בביתם, בחצר או בבית של קרוב משפחה. מה שהתחיל כטרנד יחסית מצומצם, תפס תאוצה אדירה עם התפרצותה של מגפת הקורונה.

יש יותר ויותר אירועים אינטימיים, אותנטיים באווירה ייחודית ויוצאת דופן. אירועים המאופיינים בסוג של ויז‘ן לאירוע קצת אחר. יותר מוקפד, יותר מדויק, יותר מגוון והרבה פחות רועש. אם גם אתם נמצאים כחלק בלתי נפרד מתהליך של הפקת אירוע בביתכם, הנה כמה דגשים שיכולים לסייע לכם להפיק ממנו את המיטב. 

הפרטים הקטנים הם אלה שעושים את ההבדל

בשונה מאירוע גדול באולם יוקרתי או גן גרנדיוזי, באירועים שאנו מפיקים בבית יש משמעות לכל פרט ולו הקטן ביותר. קל להבין את זה דרך דוגמא. למשל, באולם גדול, בו נוכחים 300-500 אנשים ופתאום נוצרת בעיה במערכת הסאונד ולו לכמה שניות, הסיכוי שמישהו יבחין בכך הוא קטן. לעומת זאת, בתוך בית או אפילו בגינה עם 20-70, התקלה תורגש באופן מיידי וזה נכון לגבי כל פרט באירוע שלכם החל משולחן מתנדנד, דרך סידור לא אחיד של השולחנות ועד יתושים שעוקצים את האורחים. ככל שתתכנו את האירוע לפרטים קטנים יותר, ככה הוא יהיה מוצלח יותר.

אנו ממליצים לכם לקחת כמה דקות לעצמכם, להיות למשך שעה שלמה במקום שבו האירוע עומד להתקיים ולנסות לדמיין איך הייתם רוצים שהוא ייראה. הפעילו את החושים ונסו לדמות את התחושות, הריחות, המראות והצבעים. אפילו נמליץ לכם להכין רשימה על דף נקי עם כל מה שעולה לכם בראש ורק אז להתחיל בארגון. מומלץ גם להיעזר במפיק או מפיקה המתמחים בהפקת אירועים קטנים, בהתאם לתקציב שלכם כמובן שיעזרו לכם למקד את המחשבות ויחסכו לכם הרבה מאוד זמן וגם כסף. 

בחרו קייטרינג לאירועים קטנים

בין ההחלטות היותר חשובות שאתם צריכים לקבל כחלק מתכנון האירוע הוא בחירת קייטרינג. שווה לבחור באופן ספציפי בחברת קייטרינג המתמחה באירועים כאלה המתקיימים בבתים וחצרות פרטיות, זאת משום שדרושה לכך התארגנות ייחודית לצד לוגיסטיקה המותאמת לאופי האירוע. יש הבדל מהותי בין אירוע המתקיים באולם ובו המטבח מוציא מנות למאות מוזמנים, לבין מטבח ביתי.

זה בדיוק מסוג האירועים ששווה לשקול בחירה של קייטרינג חלבי לאירועים קטנים כדי ליצור גיוון ושפע על השולחן. תוכלו לבחור מבין כמה פתרונות הגשה כמו מגשי אירוח ומנות פינגר פוד, קייטרינג בסגנון בופה או אפילו להרחיק לכת ולהפיק אירוע ברמה של מסעדת שף בו המנות מוגשות עבור האורחים ישירות לשולחן, בלי שהם בכלל יצטרכו להתאמץ, רק לבחור ולהנות. לבחירת חברת הקייטרינג חשיבות גדולה ליצירת אירוע מוצלח שלא יישכח משום שלאוכל יש כאן משמעות לא רק בהיבט של אירוח והסעדה, אלא גם תפקיד ביצירת אווירה, יכולת לחבר בין אנשים וקביעת הקונספט הקולינרי בו תבחרו. 

שישה טיפים לאירוע בבית שאף אחד לא ישכח

1.    הכניסו את הטאצ‘ האישי שלכם בעיצוב ובאווירה של האירוע

2.    בחרו מוזיקה המשתלבת בהרמוניה עם המיקום

3.    אל תעמיסו באורחים ונסו לכוון לאירוע שהוא באמת אינטימי

4.    נצלו את התפאורה הקיימת (עצים, פרחים, ריהוט וכדומה…)

5.    אל תתפשרו על אלכוהול אירותי

6.    בנו תפריט שיהיה נגיש לכולם 

המאמר נכתב באדיבות קייטרינג נועה דניס – קייטרינג לאירועים קטנים של עד 150 מוזמנים. 

צילום: עמית אורנשטיין